Préparer une mission d'interprétariat

RÉUSSISSEZ votre événement en missionnant un service d’interprétation efficace.

Vous préparez une réunion, une conférence, un séminaire ou une visite à laquelle sont conviées des personnes de différentes nationalités.
Vos participants ont quitté leur ville, famille, entreprise… Leur temps est précieux. L’information que vous leur communiquez doit être parfaitement comprise.
Pour que tout le monde se comprenne et puisse échanger dans les meilleures conditions, vous avez besoin de miser sur des services d’interprétation. Comment mettre toutes les chances de votre côté ?

De quel type d’interprétation avez-vous besoin ?

La forme d’interprétation à choisir ne sera pas la même, que vous accompagniez un groupe de personnes dans vos locaux ou que vous prépariez un colloque. Vous avez le choix entre plusieurs formules :
- L’interprétation simultanée : des interprètes en cabine traduiront simultanément le discours d’un orateur pour que l’auditoire puisse le comprendre immédiatement ;
- L’interprétation de liaison : elle est idéale lors d’allocutions ou pendant les visites, car l’interprète traduit de vive voix ou en chuchotant les échanges entre les protagonistes ;
- L’interprétation consécutive : ici, l’interprète prend des notes et s'adresse au public après la prestation du locuteur.
La formule est décidée selon le type d’interventions que vous préparez.

La recherche d’interprètes va se faire en fonction de la combinaison de langues maternelle et actives.
En effet, quelles langues parleront les locuteurs ? Les compétences des interprètes se répartissent entre langues actives et passives.
Il y a 2 langues actives :
- la langue A ou langue maternelle : l’interprète est donc en mesure de traduire vers cette langue et à partir d’elle vers une langue B
- la langue B : une langue qui n’est pas maternelle mais que l’interprète maîtrise parfaitement. Il peut donc interpréter vers cette langue et à partir d’elle.
Il y a enfin des langues passives : les langues C, qui sont parfaitement comprises par l’interprète. Il peut donc travailler à partir d’elles vers ses langues A et B.
Les spécificités du sujet entrent également en ligne de compte car certains interprètes possèdent des spécialités.
La configuration des lieux sera aussi déterminante, ainsi que le nombre de participants à l’événement et les différentes langues parlées par le public.

L’agence d’interprétariat saura vous conseiller sur l’approche la mieux adaptée à votre besoin et à votre événement.

Confiez vos missions d’interprétation à des experts

L’interprète doit traduire fidèlement les paroles d’une personne. Il maîtrise donc les langues utilisées pendant les discours et les conversations. Il en connaît les subtilités, les différentes nuances. Par ailleurs, il sait à quelles contraintes il sera exposé pendant sa mission. Il s’organisera en amont, en étudiant les supports de travail que vous lui remettrez ou en effectuant des recherches sur les thèmes qui seront abordés. Ces compétences ne souffrent aucune improvisation. La formation et l’expérience professionnelle des interprètes feront la différence.

Des colloques réussis grâce à des matériels de qualité

L’utilisation de matériels audiovisuels adaptés reflète le sérieux de l’organisation à laquelle vous faites appel ainsi que son professionnalisme. Ils permettent également aux invités d’être à l’aise pendant l’événement. Pour ce faire, l’agence va par exemple prévoir des matériels de sonorisation efficaces ainsi que des cabines pour une traduction simultanée. Des matériels portatifs sont également disponibles pour les visites de groupe ou lors de réunions courtes. Ils sont très pratiques si vous ne voulez pas que vos visiteurs soient incommodés par la présence de leur interprète ou lorsque l’effectif du groupe est important.
Dans tous les cas, l’agence d’interprétariat vous apporte son expertise pour vous offrir le service approprié.

Des interprètes suffisants en quantité

Définissez le nombre d’interprètes utiles en fonction de la durée de votre événement. L’interprétation simultanée entraîne l’embauche de deux interprètes en binôme. Si la durée réglementaire de 6 heures est dépassée, prévoyez la présence d’un interprète supplémentaire ou bien procédez au paiement d’un supplément. Par ailleurs, au cas où aucun expert ne serait disponible pour traduire une langue directement vers une autre (cas des langues rares), il sera nécessaire de faire appel à un interprète pivot qui se positionne entre le locuteur et un deuxième interprète délivrant le contenu du discours aux auditeurs.
L’agence organise les roulements des interprètes de façon à leur donner une charge de travail équilibrée et surtout fournir un travail pertinent pour votre auditoire.

Une documentation fournie aux interprètes dès que possible

Les interprètes recevront dès que possible toute la documentation qui leur permettra de préparer la conférence ou l’événement. Il peut s’agir de rapports sur le thème abordé, du nom des participants et de la langue dans laquelle ils parleront, des informations sur les sociétés ou organismes participants, du programme de la conférence avec l’identité des intervenants et le texte, si possible de leur intervention ou support PowerPoint. Pour une réunion de travail, il s’agira de fournir les documents techniques présentés au cours de l’intervention, le cas échéant, les contrats qui seront discutés.
Une prestation de qualité exige en effet une excellente information des interprètes au plus tôt.
Dans le cas de personnes interviewées, on peut envoyer des liens de vidéos d’interviews déjà réalisées. Des titres d’ouvrages ou de livres pour des auteurs ayant déjà été publiés, etc. À partir de ces éléments, l’interprète va prendre des notes, se familiariser avec le sujet et avec les personnes, relever des points importants sur une thématique ou des faits marquants ou bien des noms qui reviennent dans un discours.
Il va alors se constituer un glossaire des termes utilisés dans les deux langues, vérifier la définition des mots ou la chercher en amont et se familiariser ainsi avec la terminologie qui sera utilisée. Dans tous les cas les supports reçus seront strictement protégés et non divulgués. Les interprètes sont soumis au strict secret professionnel.

Une configuration à étudier de près

L’interprétation simultanée nécessite l’installation de cabines qui doivent être placées généralement face à l’écran de projection ou aux participants lors de tables rondes, de façon à visualiser sans difficultés les réactions de la salle et les mouvements et prises de parole dans le public. Les cabines devront être bien isolées pour garantir de bonnes conditions d’écoute aux interprètes. Les techniciens feront en sorte que le son soit parfait pour les orateurs, participants, interprètes.

Des éléments particuliers à prévoir

Si un texte doit être lu au cours de la conférence, il faudra impérativement le communiquer à l’avance à l’interprète. En effet, la lecture d’un texte se fait avec un débit beaucoup plus rapide qu’une parole spontanée. L’interprète se trouvera en difficulté s’il n’a pas reçu le script auparavant.
De même, si un film est projeté au cours de la réunion, l’interprétation ne pourra se faire que si la bande sonore parvient correctement dans le casque de l’interprète. Il faudra donc s’assurer de ce point en amont.

La préparation d’un événement ayant recours à de l’interprétariat demande une grande organisation bien avant le jour J. Les interprètes doivent être sur place la veille du premier jour. L’agence se chargera donc de toutes les questions relatives à leur transport et à leur hébergement. La livraison du matériel et son installation par l’équipe technique seront également prise en charge par l’agence. C’est ainsi que l’événement prévu pourra se dérouler de manière parfaitement coordonnée, efficace, professionnelle.